एम एस एक्सेल हिंदी नोट्स - MS Excel Hindi Notes

(एम एस एक्सेल का परिचय ): 

एम एस ऑफिस के अंतर्गत दिया गया एम एस एक्सेल एक ऑफिसियल प्रोग्राम है। इसके अंतर्गत वर्कशीट बनाने का कार्य किया जाता है तथा बनाये गए वर्कशीट पर डाटा एंट्री कर सकते है।
यह एक मैथेमेटिकल प्रोग्राम है। जिसके अंतर्गत ऑफिस में होने वाले कार्यो को आसानी से किया  जा सकता  है। शुरू -शुरू  में यह प्रोग्राम टूल्स के अंतर्गत चलाया जाता था। जिसमे सिमित सुविधाएं दी गई थी। लेकिन अब विंडोज के वातावरण में चलाया जाता है। इसके वर्कशीट को इलेक्ट्रॉनिक स्प्लिट भी कहते है।
इसमें बनाई जाने वाली फाइल का एक्सटेंशन नाम .xls होता है।

Features of MS Excel:एम एस एक्सेल की विशेषताएं:

1. एम एस एक्सेल एक डाटा एंट्री प्रोग्राम है इसमें मैथेमेटिकल कार्यो को कर सकते है। 
2. इसके वर्कशीट को इलेक्ट्रॉनिक स्प्लिटशीट भी कहते है। 
3. इसके वर्कशीट में 256 रो और 65536 कॉलम होते है। 
4. इसमें बनाई गई फाइल को इंटरनेट के वातावरण सेव करने की सुविधा दी गई है। 
5. इसमें दिए गए ऑप्शन मर्ज सेंटर के द्वारा हम कई सेलो को मिलकर एक सेल बना सकते है। 
6. इसमें बनाई गई वर्कशीट के  फाइल को पासवर्ड देकर लॉक कर सकते है। 
7. इसमें दिए गए फार्मूला बार के द्वारा हम ओपन किये गई फाइल पर फॉर्मूला अप्लाई कर सकते है। 

इलेक्ट्रॉनिक स्प्रैडशीट विन्डो के अवयव :
(elements of Electronic Spreadsheet Window):

Office Button:ऑफिस बटन:

एम एस एक्सेल की शीट पर बाये कोने में बने बटन को ऑफिस बटन कहते है। इस बटन पर  क्लिक करने पर (New , Open , Save , Save as , Print) आदि ऑप्शन होते है।

क़्वीक एक्सेस टूलबार:
(Quick access toolbar):

ये टूलबार ऑफिस बटन के दाये ओर होता है। यह एक त्रिकोण के आकार  का होता है जिस पर क्लिक करके इस टूलबार में अतिरिक्त ऑप्शन जोड़े जा सकते है। इस टूलबार को रिबन के निचे स्थापित किया जा सकते है इसके लिए छोटे त्रिकोण पर क्लिक करके इसके निचे दिए गए ऑप्शन Show below the ribbon को चुनना होगा। 

Title Bar:

टाइटल बार:

क़्विक एक्सेस टूलबार के दायी ओर बानी पट्टी को टाइटल बार कहते है। टाइटल बार पर कार्य की जा रही फाइल का नाम अंकित होता है। इसके दाहिने कोने पर तीन बटन (Minimize,Restore तथा Close) होते है। 

Ribbon:
रिबन:

टाइटल बार के निचे फार्मूला बार के ऊपर के पैनल को रिबन कहते है। इसमें सात तब (Home,Insert,Page Layout,Formals,Data,Review and view,)होते है। इन टैब्स पर क्लिक करने पर विभिन्न ग्रुप प्रकट होते है ,जिनमे विभिन्न फंक्शन के लिए विभिन्न बटन/ऑप्शन दिए गए होते है।

रिबन के अंतर्गत आने वाले कुछ :

Auto sum:ऑटोसम:

इस ऑप्शन का प्रयोग कर के हम कई सेलो में लिखी गई संख्याओं का योग प्राप्त कर सकते है।

Short acceding:
शार्ट एक्सेन्डिंग:

इस ऑप्शन का प्रयोग कई सेलो में लिखी गई संख्याओं और टेक्स्ट को A टू Z के क्रम में करने के लिए जाता है।

Short Deaccending:शार्ट डीक्सेन्डिंग:

इस ऑप्शन का प्रयोग कई सेलो में लिखी गई संख्याओं और टेक्स्ट को Z टू A के क्रम में करने के लिए जाता है।

Chart wizard:चार्ट विज़ार्ड

इस ऑप्शन का प्रयोग कई सेलो में लिखी गई संख्याओं के आधार पर चार्ट को डिस्प्ले करने के लिए किया जाता  है। 

Merge Center:मर्ज सेंटर

इस ऑप्शन का प्रयोग कई सेलो को मिलकर एक सेल बनाने के लिए किया जाता है। 

Currency:करेंसी:

इस ऑप्शन का प्रयोग लिखी गई संख्या से पहले करेंसी सिम्बल ($)लगाने के लिए किया जाता है। 

Percentage style:परसेंटेज स्टाइल:

इस ऑप्शन का प्रयोग सेलो में लिखी गई संख्या को प्रतिशत के रूप में डिस्प्ले करने के लिए किया जाता है।

Comma style:कॉमा स्टाइल:

किसी भी सेल में लिखी गई संख्या के बिच ( , ) को डिस्प्ले करने के लिए किया जाता है।

Increase Decimal:
इनक्रीस डेसीमल:

इस ऑप्शन का प्रयोग सेल में लिखी गई संख्या में दशमलव बिंदु उसके दाहिनी तरफ बढ़ाने के लिए किया जाता है।

Decrease decimal:डिक्रीज डेसीमल:

इस ऑप्शन का प्रयोग किसी भी संख्या में दशमलव बिंदु हटाने के लिए किया जाता है।
यह ऑप्शन तब हाईलाइट होता है जब हम किसी सेल में इंक्रीज डेसिमल का प्रयोग किया गया होता है।

Border:
बॉर्डर:

इस ऑप्शन द्वारा कई सेलो को सेलेक्ट करके विभिन्न प्रकार के बॉर्डर दे सकते है।

Feel Color:फील कलर:

इस ऑप्शन का प्रयोग किसी भी सेल के कलर को बदलने के लिए किया जाता है।

Increase Font:इनक्रीस फॉण्ट:

इस ऑप्शन का प्रयोग सेलेक्टेड टेक्स्ट  की साइज को क्रमशः बड़ा करने के लिए किया जाता है।

Decrease Font:डिक्रीज फॉण्ट;

इस ऑप्शन का प्रयोग सेलेक्टेड टेक्स्ट  की साइज को क्रमशःछोटा करने के लिए किया जाता है।

Wrap Text:रैप टेक्स्ट:

इस ऑप्शन का प्रयोग एक ही सेल में दो या दो से अधिक लाइन में टेक्स्ट लिखने के लिए किया जाता है।

Duplicate:डुप्लीकेट;

इस ऑप्शन का प्रयोग एक ही सेल में लिखे गए टेक्स्ट अथवा नंबर को लिखने के लिए किया जाता है। की यह टेक्स्ट अथवा नंबर अन्य किसी सेल में लिखा गया है या नहीं। यदि सेम नंबर अथवा टेक्स्ट किसी सेल में लिखा गया है। तो उसी आटोमेटिक कलर में इंडीकेट कर देता है।

Auto Filter:ऑटो फ़िल्टर;

इस ऑप्शन का प्रयोग बनाये गए डाटा में से किसी निश्चित डाटा को अलग करने के लिए किया जाता है।

Equation:ईक्यूएसन;

इस ऑप्शन का प्रयोग पेज पर मैथमेटिकल फॉर्मूला अथवा पेज पर मैथेमेटिकल प्रश्न लिखने के लिए किया जाता है।

Formula Bar:फार्मूला बार:

रिबन के नीचे तथा कॉलम बॉक्स के ऊपर फार्मूला बार स्थित होता है। इसमें कार्य किये जा रहे सेल में अप्लाई किया गया फार्मूला दिखाई देता है। जब हम किसी कार्य किये जा रहे सेल से निकलकर किसी दूसरे सेल में जाते है। तो उस सेल में अप्लाई किया गया फार्मूला दिखने लगता है।

शीट टैब Sheet Tab:

हॉरिजोंटल स्क्रॉल बार के बाये ओर शीट होता है जिस पर किसी वर्कबुक की कुल शीटस अंकित होती है। इस तब के बाई ओर चार बॉक्स होते है, इन्हे वर्कशीट तब स्क्रॉल बार बटन कहते है। इनके प्रयोग से वर्कशीट तब को आगे पीछे खिसकाया जा सकता है।

स्टेटस बार :
 Status bar:

वर्कशीट पर सबसे निचे स्थित तब को स्टेटस बार कहते है।  स्टेटस बार पर विभिन्न प्रकार के ऑप्शन प्रदर्शित होते है।  नए ऑप्शन जोड़ने अथवा हटाने के लिए स्टेटस बार पर माउस ले जा कर दाया (Right button) क्लिक करके मनचाहे ऑप्शन चुने जा सकते है। 

File Menu(फाइल मेनू):

1. New Excel Worksheet (न्यू एक्सेल वर्कशीट)
2. New from other template (न्यू फ्रॉम अदर टेम्पलेट)
3. Open (ओपन)
4. Close (क्लोज)
5. Close all (क्लोज आल)
6. Save (सेव)
7. Save as (सेव ऐस)
8. Page setup (पेज सेटअप)
9. Print area (प्रिंट एरिया)
10. Print preview (प्रिंट प्रीव्यू)
11. Print (प्रिंट)
12. Export to PDF (एक्सपोर्ट टू पी डी एफ) 
13. Sent Email (सेंट ईमेल)
14. Properties (प्रॉपर्टीज)
15. Encryption (इन्क्रिप्सन)
16. Exit (एग्जिट)

New Excel Worksheet (न्यू एक्सेल वर्कशीट):

इस ऑप्शन का प्रयोग करके हम एक्सेल पर एक नया पेज ओपन कर सकते है।

New from other template (न्यू फ्रॉम अदर टेम्पलेट):

इस ऑप्शन का प्रयोग करने पर इसका एक डायलॉग बॉक्स डिस्प्ले होता है। जिसमे से पहले से कई प्रकार के Template(नमूने) स्थित होते है। इसमें से हम किसी भी टेम्पलेट को सेलेक्ट करके एम एस एक्सेल के पेज पर इन्सर्ट कर सकते है। 

Open (ओपन):

इस ऑप्शन का प्रयोग एम एस एक्सेल में बनाई गई फाइल को ओपन करने के लिए किया जाता है। 

Close (क्लोज):

इस ऑप्शन का प्रयोग वर्तमान समय में ;कार्य की जा रही वर्कशीट को बंद करने के लिए किया जाता है। 

Close all (क्लोज आल):

इस ऑप्शन का प्रयोग ओपन की गई सभी वर्कशीट को एक साथ बंद(close) करने के लिए किया जाता है। 

Save (सेव):

इस ऑप्शन का प्रयोग एम एस एक्सेल में बनाई जा रही फाइल को save(रक्षित) करने के लिए किया जाता है। 

Save as (सेव ऐस):

इस ऑप्शन का प्रयोग एम एस एक्सेल में बनाई जा रही अथवा सेव की गई फाइल को अलग-अलग नाम से सेव करने ,उसके फॉर्मेट को बदलने आदि के लिए किये प्रयोग की जाती है। 

Page setup (पेज सेटअप):

इस ऑप्शन का प्रयोग करने पर इसका एक बॉक्स डिस्प्ले होता है। जिसमे दिए गए ऑप्शन के द्वारा हम एम एस एक्सेल के पेज की सेटिंग कर सकते है। 

Print area (प्रिंट एरिया):

इस ऑप्शन का प्रयोग करने पर इसका के सबमेनु डिस्प्ले होता है। जिसमे निम्न ऑप्शन होते है

1. Set Print Area (सेट प्रिंट एरिया):

इस ऑप्शन का प्रयोग कई सेलो में से लिए गए एरिया में से लिए गए एरिया में से किसी निश्चित सेल की एरिया को सेट करने के  किया जाता है। 

ऐसा करने से जब हम प्रिंट करते है तो सेट किया गया एरिया ही प्रिंट होता है। 

2. Clear Print Area(क्लियर प्रिंट एरिया):

इस ऑप्शन का प्रयोग सेट प्रिंट एरिया को रिमूव(हटाने) के लिए किया जाता है। 

Print preview (प्रिंट प्रीव्यू):

इस ऑप्शन का प्रयोग एम एस एक्सेल में बनाई जा रही फाइल को प्रिंट करने से पहले उसका प्रिंट प्रीव्यू देखने के लिए किया  जाता है की पेज पर मैटर कहा तथा किस प्रकार प्रिंट होगा। 

Print (प्रिंट):

इस ऑप्शन का प्रयोग एम एस एक्सेल में बनाई जा रही फाइल को प्रिंट करने के लिए किया जाता है। 

Export to PDF (एक्सपोर्ट टू पी डी एफ) :

इस ऑप्शन का प्रयोग सेव की गई एक्सेल फाइल को पी डी एफ के फॉर्मेट में बदलने(Change)  लिए किया जाता है। 

ऐसा कर देने पर हम इस फाइल फाइल में किसी भी प्रकार का बदलाव(Change) नहीं कर सकते है। 

Sent Email (सेंट ईमेल):

इस ऑप्शन का प्रयोग एम एस एक्सेल में बनाई जा रही फाइल को किसी दूसरे व्यक्ति के ईमेल एड्रेस पर भेजने के लिए किया जाता है। 

Properties (प्रॉपर्टीज):

इस ऑप्शन का प्रयोग सेव किये गए डाटा के प्रॉपर्टीज को देखने के लिए किया जाता है। जैसे फाइल की साइज ,लोकेशन ,क्रिएटिंग डेट, मोडिफाई डेट , आदि की जानकारी प्राप्त कर सकते है। 

Encryption (इन्क्रिप्सन):

इस ऑप्शन का प्रयोग एक्सेल  गई फाइल को पासवर्ड के द्वारा लॉक करने  लिए किया जाता है। 

Exit (एग्जिट):

इस ऑप्शन का प्रयोग एम एस एक्सेल सॉफ्टवेयर से बहार आने के लिए किया जाता है। 

अर्थात एम एस एक्सेल सॉफ्टवेयर को बंद(Close) करने के लिए किया जाता है। 

Edit Menu(एडिट मेनू):

1. Undo(अनडू)
2. Redo(रीडू)
3. Copy(कॉपी)
4. Cut(कट)
5. Paste(पेस्ट)
6. Paste as picture(पेस्ट अस पिक्चर )
7. Paste unformulated text (Y)  (पेस्ट अनफार्मेटेड टेक्स्ट Y)
8. Paste special.. (पेस्ट स्पेशल)
9. Feel ➤  (फील)

                     Down (डाउन)

                     Right(राइट)

                     Up(अप)

                     Left(लेफ्ट)

                     Across sheets.... (एक्रॉस शीट्स)

                     Series (सीरीज)

     10. Erase ➤  (इरेस)

                        All (आल)

                        Formats(फोर्मट्स)
                        Contents (कंटेंट्स)

                        Comments (कमेंट्स)

      11. Delete (डिलीट)

      12. Delete my sheets... (डिलीट माय शीट)

      13. Find..  (फाइंड)

      14. Replace (रिप्लेस) 

View Menu:

1. Normal(नार्मल)
2. Page break preview(पेज ब्रेक प्रीव्यू)
3. Print layout(प्रिंट लेआउट) 
4. Ridding layout (रीडिंग लेआउट)
5. Task window(टास्क विंडो)
6. Home page(होम पेज)
7. Toolbars(टूलबार्स)➤

                                         Standard(स्टैण्डर्ड टूलबार)

                                         Formatting(फॉर्मेटिंग टूलबार)

                                         Drawing(ड्राइंग टूलबार)

                                         Symbol Toolbar(सिंबल टूलबार)

                                         3-D Setting(3-डी सेटिंग)

                                         Task window(टास्क विंडो)
                                         Protection(प्रोटेक्शन)
                                         Control toolbar(कण्ट्रोल टूलबार)
                                         Form(फॉर्म)
                                         Import date(इम्पोसट डेट)
                                         Borders(बॉर्डर)
                                         Formula bar(फार्मूला बार)
                                         Header and Footer(हैडर एंड फुटर)
                                         Full Screen(फुल स्क्रीन)
                                        Zoom(ज़ूम)

Normal(नार्मल):

इस ऑप्शन का प्रयोग यदि हम पेज ब्रेक प्रीव्यू के रूप में किये है तो नार्मल रूप में करने के लिए किया जाता है। 

Page break preview(पेज ब्रेक प्रीव्यू):

इस ऑप्शन का प्रयोग वर्कशीट पर लिखे गए टेक्स्ट के आधार पर पेज को ब्रेक करके उसका प्रीव्यू देखने के लिए किया जाता है की एक पेज पर कितना मैटर प्रिंट होगा और दूसरे और तीसरे पेज पर कितना मैटर प्रिंट होगा। 

Print layout(प्रिंट लेआउट) :

इस ऑप्शन का प्रयोग एम एस एक्सेल की शीट को प्रिंट लेआउट व्यू में डिस्प्ले करने के लिए किया जाता है। इससे हम यह देख सकते है की इस पेज पर कितना मैटर प्रिंट होगा। इस व्यू में रौ और कॉलम डिस्प्ले नहीं होता है। 

Ridding layout (रीडिंग लेआउट):

इस ऑप्शन का प्रयोग करने पर हमारा सेल पॉइंटर रौ और कॉलम को इंडीकेट करता है। 

Task window(टास्क विंडो);

इस ऑप्शन का प्रयोग टास्क विंडो को  शो एंड हाईड करने के लिए किया जाता है। 

इसकी शॉटकट की (CTRL+f1)  होती है। 

Home page(होम पेज):

इस ऑप्शन का प्रयोग ओपन किये गए किसी भी पेज सेकरंट होमपेज पर आने के लिए किया  जाता है। 

Toolbars(टूलबार्स):

इस ऑप्शन का प्रयोग इसके अंतर्गत आने वाले सभी ऑप्शन को शो एंड हाईड करने के लिए किया जाता है।

Insert Menu(इन्सर्ट मेनू):

1. Cell(सेल)
2. Row(रौ)
3. Column(कॉलम)
4. Sheet(शीट)
5. Chart(चार्ट)
6. Symbol(सिंबल)
7. Page break(पेज ब्रेक)
8. Function(फंक्शन)
9. Name(नाम)
10. Comment(कमेंट)
11. Picture(पिक्चर)
12. Equation(इक्वेशन)
13. Object(ऑब्जेक्ट)
14. File object(फाइल ऑब्जेक्ट)
15. Hyperlink(हाइपरलिंक)

Cell(सेल):

इस ऑप्शन का प्रयोग करने पर इसका एक बॉक्स डिस्प्ले होता है। जिसमे दिए ऑप्शन की सहायता से दिए गए सेल के स्थान पर नया सेल इन्सर्ट कर सकते है। 

Row(रौ):

इस ऑप्शन का प्रयोग सेलेक्ट किये गए सेल के स्थान पर नए रौ को लाने के लिए किया जाता है। 

Column(कॉलम):

इस ऑप्शन का प्रयोग ओपन किये गए एक्सेल वर्किंग एरिया पर एक नया कॉलम इन्सर्ट करने के लिए किया जाता है। 

Sheet(शीट):

इस ऑप्शन का प्रयोग ओपन किये गए एक्सेल वर्किंग एरिया पर एक नया शीट लाने के लिए किया जाता है। 

Chart(चार्ट):

इस ऑप्शन का प्रयोग एंट्री किये गए डाटा के अनुसार चार्ट का निर्माण करने के लिए किया जाता है। 

Symbol(सिंबल):

इस ऑप्शन का प्रयोग करने पर इसका एक सबमेनु डिस्प्ले होता है। जिसमे विभिन्न प्रकार के सिंबल स्थित होते है। जिसमे से हम किसी भी सिंबल को सेलेक्ट करके वर्किंग एरिया पर इन्सर्ट कर सकते है। 

Page break(पेज ब्रेक):

इस ऑप्शन का प्रयोग कार्य किये जा रहे पेज को ब्रेक करके नेक्स्ट पेज पर कार्य करने के लिए किया जाता है। 

Function(फंक्शन):

इस ऑप्शन का प्रयोग करने पर इसका एक सबमेनु डिस्प्ले होता है। जिसमे उपस्थित ऑप्शन के द्वारा हम (sum,maximum,minimum.average,square,etc)को सॉल्व का सकते है। 

Name(नाम):

इस ऑप्शन का प्रयोग एम एस एक्सेल में ओपन की गई वर्किंग एरिया में से किसी निश्चित नाम को डिफाइन करने के लिए किया जाता है। 

Comment(कमेंट):

इस ऑप्शन के द्वारा वर्किंग एरिया पर ड्रा किये गए ऑब्जेक्ट या एंट्री किये गए सेल में टिप्पणी देने के लिए किया जाता है।
इसकी शॉर्टकट की (shift +F2) होती है। 

Picture(पिक्चर):

इस ऑप्शन का प्रयोग करने पर इसका एक सबमेनु डिस्प्ले होता है। जिसकी सहायता से किसी भी ड्राइव में रखी गई पिक्चर या डिज़ाइन को वर्किंग पर ड्रा किया जाता है। 

Equation(इक्वेशन);

इस ऑप्शन का प्रयोग करने पर इसका एक बॉक्स डिस्प्ले होता है। जिससे हम मैथमेटिकल समीकरण को पेज पर इन्सर्ट कर सकते है। 

Object(ऑब्जेक्ट):

इस ऑप्शन का प्रयोग करने पर इसका एक बॉक्स डिस्प्ले होता है। जिससे किसी भी सॉफ्टवेयर में जाकर कोई भी डिज़ाइन बनाकर एम एस एक्सेल में ला सकते है। 

File object(फाइल ऑब्जेक्ट):

इस ऑप्शन के द्वारा किसी भी सेव की गई फाइल को एम एस एक्सेल में इंसर्ट कर सकते है। 

Hyperlink(हाइपरलिंक):

इस ऑप्शन का प्रयोग करने पर इसका एक बॉक्स डिस्प्ले होता है जिसमे दिए गए ऑप्शन का प्रयोग किसी दूसरे फाइल से लिंक बनाने के लिए किया जाता है।